Een goed werkende ledenadministratie is belangrijk voor parochies, omdat daarmee op een makkelijke en moderne manier contact kan worden gehouden met parochianen. Dit najaar worden vanuit het bisdom instructiebijeenkomsten voor de ledenadministratie. Op donderdag 7 september vond de eerste bijeenkomst plaats, in de ruimte bij de kerk in Berkel en Rodenrijs.

Ad Sosef en Juré Arends verzorgen dit najaar in totaal zes bijeenkomsten rond de ledenadministratie DocBase. Na de eerste bijeenkomst voor de beginnende ledenadministrateurs volgen bijeenkomsten over de administraties betreffende Kerkbalans, begraafplaatsen, vrijwilligers. Om het werk op de parochiesecretariaten te ondersteunen is er specifiek ook een bijeenkomst voor secretariaatsmedewerkers. Ook is er een bijeenkomst voor gevorderde ledenadministrateurs om specifieke onderwerpen aan de orde te stellen.

“DocBase is belangrijk voor de parochies nu maar ook in de toekomst, want we leggen ermee een basis voor de toekomst van onze geloofsgemeenschap”, verwelkomt Ad Sosef aan het begin van de avond de ongeveer 25 deelnemers. Hij benadrukt dat een goed ingerichte en goed bijgehouden ledenadministratie van groot belang is voor het functioneren van de geloofsgemeenschap vanwege de mogelijkheden die het biedt om contact te onderhouden. Daarna geeft hij het woord aan Juré Arends.

Juré Arends, medewerker op het economaat van het bisdom, is vanuit het bisdom lid van het Interdiocesaan Overlegplatform Parochieautomatisering (IOP). Hij toont de deelnemers op hoofdlijnen en laat daarna in detail zien hoe DocBase werkt. Daarbij neemt hij ruim de tijd om vragen uit de zaal te beantwoorden.

Ad Sosef vraagt of de aanwezigen bekend zijn met het traject dat parochies helpt bij de verbetering van de kwaliteit van hun data. Dit gebeurt door een controle en het opschonen van bestanden en door de implementatie van een uniforme werkwijze op basis van werkafspraken. In bijna alle parochies loopt zo’n traject. De aanwezigen herkennen het. “Het leidt tot verrassende resultaten”, zegt Ad Sosef. “Als je bijvoorbeeld niet goed de overlijdens registreert, heb je op een gegeven moment wel heel veel parochianen die ouder zijn dan honderd.”

Vanuit de zaal wordt onder meer gevraagd naar de ledenadministratie en SILA. Juré Arends legt uit dat SILA de koppeling is met de Gemeentelijke Basis Administratie, die rekening houdt met de privacy van mensen. Hij frist de kennis van de deelnemers op. Wanneer kinderen of volwassenen in de Katholieke Kerk worden gedoopt, is het aan de parochie om de persoon in de ledenadministratie een SILA-stip te geven. Als mensen verhuizen, krijgt hun nieuwe parochie door die stip hierover bericht. Dat biedt de mogelijkheid om de nieuwe parochiaan te verwelkomen met een brief of informatiepakket.

De eerstvolgende bijeenkomst is op 21 september voor Kerkbalans administrateurs. De laatste bijeenkomst is op 28 november en voor gevorderden ledenadministratie. Aanmelden is niet meer mogelijk. Bij voldoende belangstelling wordt in maart 2024 een nieuwe reeks gepland.

• Zie voor het overzicht van de bijeenkomsten de agenda op deze website