Veel administraties van parochies zijn in de afgelopen maanden geconverteerd van Navision naar DocBase. Ongeveer de helft van de parochies in het bisdom Rotterdam heeft inmiddels de ledenadministratie geconverteerd. Naast positieve geluiden zijn er ook nog veel vragen. Die werden verzameld en beantwoord tijdens een bijeenkomst op 9 april in Engels Meeting & Conference Center te Rotterdam.

Rob Hovelynck is landelijk projectmanager migratie en parochiebestuurder in Eindhoven, waar hij lid is het kerkbestuur voor de automatisering. Zo kent hij het nieuwe automatiseringssysteem en vanuit de parochiepraktijk ook Navision.

Hij vertelt de ruim tachtig aanwezige ledenadministrateurs en parochiebestuurders over de IWA (interdiocesane werkgroep automatisering), waar vanuit het bisdom Rotterdam Juré Arends lid van is, en schetst deze avond de stand van zaken. Ook is op de avond aanwezig Albert Weeda, namens Acanthis, leverancier van DocBase.

De vragen die vooraf werden ingediend komen deze avond stuk voor stuk aan bod. De eerste vraag is er één van Rob Hovelynck zelf. “U heeft deze vraag niet gesteld, maar u herkent hem. En daarom stel ik hem: hoe gaat het met de helpdesk?” De spreker legt uit dat er afspraken zijn gemaakt met de leveranciers, zodat vragen binnenkort sneller kunnen worden beantwoord.

De vragen die worden behandeld zijn divers. Ze gaan enerzijds over de manier waarop DocBase anders werkt dan Navision. Anderzijds gaan ze over zaken die nog niet goed gaan. Een van de grote problemen die parochies ondervinden is het verwerken van de SILA-mutaties. Waar het gaat om de conversie hebben parochies op deze avond vooral opmerkingen over ‘abonnementen’ (ledenadministratie).

Alle rooms-katholieke parochies in het land gaan over op een nieuwe automatisering. Het oude programma Navision wordt beëindigd. Het nieuwe systeem is een combinatie van DocBase (ledenadministratie en documentbeheer) en ExactOnline (financiële administratie). Overstappen kan sinds 1 januari 2018 en moet gebeuren voor juni 2019, aangezien per 30 juni 2019 de ondersteuning van Navision stopt.

• Voor meer informatie www.rkk-online.nl