Het actie Kerkbalans servicecentrum in het bisdom Rotterdam (Ad Sosef en Juré Arends) helpt parochies bij de verdere verbetering van hun ledenadministratie en het toekomstbestendig maken van het bijhouden daarvan. Hiervoor ondersteunde het actie Kerkbalans servicecentrum sinds 2019 bij de implementatie van DocBase, want de ledenadministratie is ook van groot belang voor de actie Kerkbalans.

Twee medewerkers van parochiesecretariaten vertellen over hun ervaringen. Elsbeth Bazuin werkt op het secretariaat van de parochiekern Onze Lieve Vrouw Geboorte in Berkel (onderdeel van de parochie Christus Koning in Berkel en Rodenrijs). Anouschka Hogervorst werkt in Voorhout op het centraal parochie secretariaat van de parochie Sint Maarten.

Waarom zijn jullie aan de slag gegaan met de ledenadministratie?

Anouschka: “Wij zijn sinds 2012 een gefuseerde parochie met zes kernen. Iedere kern heeft nog zijn eigen secretariaat. In 2019 zijn we overgestapt naar DocBase en iedere kern heeft een eigen werkomgeving binnen DocBase. Ik beheer zelf een deel en kan de ledenadministratie parochiebreed inzien. Op een gegeven moment werd de vraag gesteld: Wat doen we als er in de toekomst kerkgebouwen gesloten moeten worden? Hoe kan een geloofsgemeenschap dan actief blijven? Wanneer we als geloofsgemeenschap willen kunnen omzien naar de ‘ander’, dan moeten we die ander ook kennen. En daarvoor heb je een goede ledenadministratie nodig. En we realiseerden ons dat het praktisch is om één systematiek binnen de parochie te hebben voor de ledenadministratie. Dat was de aanleiding om het opschoningsproces te starten.”

Elsbeth: “Ik had Ad Sosef een keer aan de telefoon voor iets anders en toen vertelde hij over de ondersteuning vanuit het bisdom. Hij vroeg: hoe gaat het met de ledenadministratie en weet iedereen er genoeg van? Daarop zijn we instructieavonden gaan organiseren. Dat doen we nu denk ik bijna twee jaar. We leren nog steeds bij. We hebben een parochie met vijf kernen en nog geen centrale ledenadministratie, maar ik vermoed dat dit wel een keer gaat gebeuren. Dus is het prettig om nu al een gezamenlijke systematiek te hebben en alles echt op dezelfde manier in te vullen. We kregen bij de start van DocBase natuurlijk een instructie, maar dan stopt er een vrijwilliger en komt er een ander die het overneemt. Dan merk je hoe belangrijk het is om het programma goed te kennen en ook weer uit te kunnen leggen. Dus dat was sowieso een reden ook om ja te zeggen tegen het aanbod. Want DocBase is een prettig programma, maar het blijft toch wel een ingewikkeld dingetje die ledenadministratie.”

Het gaat niet alleen om een gezamenlijke systematiek, maar ook om opschonen?

Anouschka: “Bij de conversie van Navision naar DocBase is er soms dubbele informatie meegekomen. Docbase is een landelijk systeem, waar iedere parochie een stukje van beheert, maar voorheen was Navision een lokaal systeem. Ik heb zelf voor de conversie de ledenadministratie goed opgeschoond, maar personen die ook in een andere parochiekern bekend waren, kwamen er na de samenvoeging soms dubbel in. En na de conversie was er niet direct gelegenheid om die opschoning te doen, omdat iedereen eerst nog echt moest leren werken met DocBase. Nu zijn we wel zover.”

Wat heeft jullie het meest geholpen?

Anouschka: “Het stappenplan dat werd aangeboden. We zaten al regelmatig bij elkaar, maar dan ging het een beetje van hot naar her, werd er een vraag gesteld en dan vlogen we weer de andere kant op. Met het stappenplan voor de opschoning kunnen we stap voor stap gestructureerd de punten doorwerken. Niet dat alles even eenvoudig is overigens. Soms zijn dingen best ingewikkeld en ook gedetailleerd. Elsbeth: “Tijdens de laatste instructiebijeenkomsten kregen we daarom ook opdrachten, zodat we met de vrijwilligers meteen op onze laptops aan de slag konden.”

En zijn jullie nu klaar met de ledenadministratie?

Allebei lachend: “Nee.” Anouschka: “Je bent deels afhankelijk van andere parochies die hun ledenadministratie ook goed moeten bijhouden. Mensen kunnen verhuizen van de ene naar de andere parochie. Hebben ze een Sila-stip, dan wordt het automatisch goed verwerkt. Maar hebben de mensen nog geen Sila-stip, bijvoorbeeld omdat een parochie iemand niet heeft aangemeld bij de doop, dan worden de gegevens niet automatisch doorgegeven en ben je afhankelijk van de mensen zelf.” Elsbeth: “Ik vrees dat we nog wel wat bijeenkomsten nodig hebben. En ik denk dat je ook nooit helemaal klaar bent. Er zal altijd onderhoud nodig zijn.”

Hebben jullie een tip voor andere parochies?

Anouschka: “Ik zou zeggen: echt doen die opschoning. Het kost wel tijd en soms kan het ook wel ingewikkeld zijn. Ik merkte bij ons dat we het ene aandachtspunt samen fluitend afwerkten, maar iets anders echt moeite kostte. Dus denk er niet te makkelijk over.”

Elsbeth: “Ik kan alleen maar zeggen dat ik het zelf heel interessant vind. Bij de instructieavonden wordt altijd gezegd dat het de bedoeling is dat we na afloop met een glimlach om de mond weggaan. En meestal is dat ook zo. En als we dan toch ergens tegenaan lopen kunnen we bij de landelijke helpdesk van Ipal (interdiocesaan platform automatisering en ledenadministratie) een ‘ticket’ indienen of iemand bellen en dan word je snel geholpen.”

Lees ook:

• Voortgaande ondersteuning ledenadministratie (bericht d.d. 13 juni 2023)
• Verbetering ledenadministratie: ‘Voor elkaar in kunnen springen was de belangrijkste drijfveer’ (bericht d.d. 6 juli 2023)
• Dit najaar: hulp bij de ledenadministratie (bericht d.d. 13 juli 2024)
• In het artikel wordt gesproken over Sila en de Sila-stip. Ga voor meer informatie hierover naar sila.nl. Wanneer bij een doopsel iemand wordt opgenomen in de R.-K. Kerk dan worden zijn of haar persoonsgegevens verwerkt in de ledenadministratie van de parochie (DocBase) en doet de parochie ook een aanmelding bij SILA (Stichting interkerkelijke ledenadministratie)
• Lees ook: AVG-Checklist voor parochies (bericht d.d. 4 juni 2024) en het model-doopformulier op rkkerk.nl/avg. In het model-doopformulier is informatie opgenomen over de verwerking van persoonsgegevens. Parochies worden gevraagd dit model te gebruiken