Inspiratie

Navision: hindernissen én mogelijkheden (Kerkbalans 2017)

Door: Bisdom dinsdag 24 januari 2017

Emy Jansons maakte op verzoek van het bisdom Rotterdam vijf interviews met betrokkenen bij de actie Kerkbalans. Dit is deel 5. De interviews worden gepubliceerd in de aanloop naar de actie Kerkbalans 2017. Parochiebladen kunnen de artikelen desgewenst overnemen.

De actieperiode Kerkbalans 2017: zaterdag 21 januari t/m zondag 5 februari.

Navision: Hindernissen én mogelijkheden

Parochies gebruiken het softwarepakket Navision om hun administratie en financiën bij te houden. Toen de vertrouwde manier van administreren verdween, vonden gebruikers het lastig om door de vele velden en knoppen hun weg te vinden. En nog steeds valt dat niet altijd mee, maar de voordelen van Navision beginnen ook zichtbaar te worden.

Op een donderdagochtend komen vier dames bij elkaar die met Navision werken voor de parochies St. Jan de Doper en St. Joseph in Wateringen. Cor van Steijn, Navisiontrainer vanuit Bisdom Rotterdam, begeleidt de ochtend. Op basis van vragen die cursisten vooraf aan hem stuurden, helpt hij hen op weg: “Dit soort opfrisochtenden zorgen voor opheldering. In een klein groepje zet ik uiteen wat de mogelijkheden zijn en hoe je praktische informatie uit Navision kunt halen. Dan zien ze het nut ervan in en dat is heel belangrijk.”

'Best ingewikkeld'

Secretaresse Tineke Zaat kijkt wat bedenkelijk zo vlak voor de start van de opfrisochtend: “We gebruiken Navision al een tijd en je loopt tegen bepaalde puntjes aan, dan is het wel handig om daar antwoord op te krijgen.” Vooral het maken van segmenten vindt ze lastig: “Het is handig om een doelgroep aan te kunnen schrijven. Bijvoorbeeld als je een avond organiseert voor 80-plussers, of als je kinderen van één tot zeven jaar uit de ledenadministratie wilt halen. Hoe kun je dat nu doen?”

Haar vraag krijgt volop aandacht tijdens de ochtend. Met verschillende casussen oefenen de cursisten met segmenteren. Ieder op een eigen laptop met oefengegevens. Zo maken de dames lijsten aan van: mensen die het parochieblad ontvangen, parochianen die vrijwilliger zijn, en dopelingen en hun ouders van het afgelopen jaar. Tijdens de oefeningen, begint ieder het steeds meer onder de knie te krijgen. Cor van Steijn: “Doop en communie zijn belangrijke contactmomenten voor de Kerk. Dan is het handig als je een lijst uit Navision kunt halen. Maar ook voor de Kerkbalans is het handig als je de ouders van deze groep een aparte brief kunt sturen. Dat hebben wij in onze eigen parochie ook gedaan, en haalden daarmee drie- à vierduizend euro meer op.”

"We kunnen er eigenlijk veel meer uithalen dan we nu doen!"

Méér mogelijk

Volgens Cor van Steijn kunnen veel parochies nog meer hun voordeel doen met het programma: “Er zitten zoveel mogelijkheden in. Je moet proberen die mogelijkheden uit te zoeken en vooral durven ermee aan de gang te gaan. Mensen voeren vaak wel dingen in, maar je maakt dat bestand vooral om er iets mee te doen: Wat kun je er vervolgens uithalen? Daar doe je het in feite voor.” Cursist Helene van der Knaap ontdekt tijdens de opfrisochtend steeds meer mogelijkheden: “We kunnen er eigenlijk veel meer uithalen dan we nu doen. Het scheelt dat ik op m’n werk ook veel met computers werk. Mijn ervaring is: doen, doen, doen. Dan leer je het en wordt het zelfs leuk.”

Effectief

Om de actie Kerkbalans effectief op te pakken is de module kerkbijdrage in Navision een belangrijk middel. Cor van Steijn: “Met deze module kun je beleid op de actie Kerkbalans voeren, omdat je op persoonsniveau informatie kunt vastleggen. Als iemand bijvoorbeeld geld toezegt, kun je dat vastleggen in deze module en daar actie op ondernemen. Die mogelijkheid heb je niet in de financiële administratie. Ook kun je bijhouden hoeveel iemand geeft, en bepaalde gevers apart benaderen.”

Een voorbeeld: “Je kunt iemand benaderen die tweehonderd euro per jaar bijdraagt, om een lijfrenteconstructie te doen voor de parochie. Dat is fiscaal veel aantrekkelijker. Want die tweehonderd euro die hij of zij nu betaalt, is niet aftrekbaar voor de belasting. Als deze parochiaan een lijfrenteconstructie doet en vijf jaar lang elk jaar vierhonderd euro betaalt, dan is die vierhonderd euro volledig aftrekbaar voor de belasting. De gever betaalt dan netto nog steeds tweehonderd euro aan de parochie, maar de parochie ontvangt wel vierhonderd euro.”

"Ik had mezelf dingen aangeleerd. Maar zo is het veel makkelijker."

Trainingen

Het bisdom biedt trainingen aan om te leren werken met de verschillende modules in Navision. Ook voor opfrisochtenden zoals in Wateringen, kunnen parochies contact opnemen met Cor van Steijn: “Ik denk dat dit soort ochtenden bijdragen om het enthousiasme van de mensen te verhogen. En dat is natuurlijk ook belangrijk. Als ze enthousiast met Navision aan de slag gaan, hebben de parochies ook meer rendement.”

Aan het einde van de ochtend haalt Tineke Zaat opgelucht adem: “Ik had mezelf dingen aangeleerd, maar om het zo te doen zoals in deze training, vind ik het veel makkelijker."