Parochies in het bisdom Rotterdam maken zich klaar voor de actieperiode Kerkbalans en dat begint onder meer bij een grote administratieve klus: gegevens overzetten naar DocBase. Deze operatie is nodig om de ledenadministratie op orde te brengen zodat de actie Kerkbalans goed kan verlopen. Voor parochies die hier tegenop zien is er de Actie Kerkbalans Service in het bisdom Rotterdam. “Als je vastloopt, ga niet in de stress zitten, maar neem alsjeblieft contact op”, zegt Ad Sosef als coördinator van de Actie Kerkbalans Service.

“Voor een goede actie Kerkbalans is het van belang dat de ledenadministratie in DocBase voor het einde van het jaar up-and-running is in elke parochie van het bisdom. Daarvoor bieden we hulp op maat”, legt Ad uit. “We zijn geen helpdesk op afstand, maar laagdrempelig en dichtbij. We gaan regelmatig naar parochies toe die onze hulp inroepen. Op een scherm laten we het programma zien en beantwoorden we alle vragen. Iedereen gaat met een big smile naar huis, want als het systeem eenmaal draait, werkt het geweldig. Op termijn bespaart het je veel tijd. Dat krijgen we ook als feedback van degenen die hun systeem al op orde hebben gebracht. Ze zijn nu erg enthousiast over DocBase.”

DocBase is het nieuwe systeem voor de ledenadministratie van parochies waaraan het financiële programma Exact gekoppeld is. Sosef: “Voor parochies die de overstap naar DocBase hebben gemaakt en willen controleren of hun data in DocBase volledig en juist zijn, bieden we hulp aan op basis van het stappenplan ‘Administratie Actie Kerkbalans op orde’.”

“Vooraf voeren we eerst een ‘nulmeting’ uit. Deze meting bestaat uit twintig vragen, meestal ja-neevragen, over de huidige administratieve situatie in de parochie(kern). Aan de hand van de antwoorden en een check van de bestanden weten we wat de kwaliteit van de administratie is en koppelen we terug wat er nog moet gebeuren of moet worden aangepast. Daarnaast bezoeken we de parochie(kern) om vragen te beantwoorden en met betrokkenen door het systeem heen te lopen, dat geeft vertrouwen om ermee te werken.”

Op basis van dit stappenplan helpt de Actie Kerkbalans Service parochies en locaties om in negen overzichtelijke stappen alle benodigde gegevens voor de actie Kerkbalans in te voeren en te controleren. Ad: “Bij stap negen gaan we testen met het afdrukken van Kerkbalansbrieven. Ook controleren we het printen van adressen op etiketten en testen we of de loperslijsten correct uit de printer komen rollen. Zo maken we het systeem helemaal klaar voor een goed verloop van de komende actie Kerkbalans én de jaren daarna. Je database nu op orde brengen, betekent ook een tijdsbesparing op de langere termijn.”

Door te werken met DocBase en Exact zijn parochies in heel Nederland administratief aangesloten op één groot AVG-proof netwerk. Sosef: “Door de database op de juiste manier te vullen, blijf je up-to-date met je ledenbestand en kun je het financiële verkeer rond de actie Kerkbalans in je parochie het hele jaar door monitoren. Je houdt inzicht in wie wat geeft en wanneer. Zo kun je gemakkelijk controleren of toezeggingen nagekomen zijn en wat nog follow-up nodig heeft.”

Zo’n vijftig tot zestig locaties worden nu begeleid door de Actie Kerkbalans Service van het bisdom Rotterdam. “Het mooie is dat mensen steeds enthousiaster worden tijdens de instructiebijeenkomsten over DocBase en Exact op de locaties van parochiekernen”, vertelt Ad. Hij weet dat het een heel proces is om de ledenadministratie over te zetten. “Maar bij stap 10, dat is op 1 december, kom ik met champagne, dan heffen we het glas! Omdat we het dan samen voor elkaar hebben gekregen als parochies en een mooi resultaat hebben geboekt met z’n allen in het bisdom Rotterdam.”

De Actie Kerkbalans Service biedt niet alleen ondersteuning voor de leden- en financiële administratie. Ook voor hulp bij uw kerkbalansbrief, het maken van een kerkbalansfolder, de voorbereiding van een inluidmoment, of digitaal collecteren, kunt u contact opnemen via kerkbalans@bisdomrotterdam.nl.