De ‘Actie Kerkbalans Service’ coördineert de Kerkbalans ondersteuning aan parochies in het bisdom Rotterdam. Een van de nieuwe activiteiten binnen het servicecentrum zijn instructiebijeenkomsten voor gebruikers van Exact en DocBase. Op woensdag 25 september vond een bijeenkomst plaats in Naaldwijk.

Coördinator van dit nieuwe servicecentrum is Kerkbalansconsulent Ad Sosef. In parochiecentrum De Hofstede in Naaldwijk legt hij deze avond uit wat de aanleiding was om te starten met de ‘Actie Kerkbalans Service’. Hij benadrukt dat de nieuwe parochieautomatisering grote kansen biedt om de actie Kerkbalans verder te verbeteren in parochies. Via de ‘Actie Kerkbalans Service’ kunnen ervaringen, problemen en oplossingen bij elkaar worden gebracht. “Door uitwisseling en afstemming kunnen we bijvoorbeeld een vraag die op de ene plek leeft combineren met een oplossing die elders is gevonden”, licht Ad Sosef toe. “En zo kunnen we werken aan een collectieve aanpak voor de oplossingen van eventuele knelpunten.”

De instructiebijeenkomsten zijn zowel voor de onervaren gebruiker als de ervaren gebruiker die nog praktische vragen heeft aangaande DocBase. De ongeveer vijftien deelnemers hebben over het algemeen al vele jaren ervaring met ledenadministratie, maar het programma DocBase is nieuw. Lucien van Steijn is lid van de diocesane werkgroep nieuwe automatisering en sprak mee over de inrichting van DocBase binnen ‘RKK-online’. Lucien van Steijn vormt met medewerkers van het bisdombureau de diocesane helpdesk voor parochies. Hij bladert deze avond met de deelnemers door de website ‘RKK-Online’, waar onder andere een groot aantal instructiefilmpjes te vinden zijn en ook veel gestelde vragen (FAQ’s) en antwoorden worden verzameld voor de gebruikers.

Vervolgens loopt Lucien via een beamer op een groot scherm met de aanwezigen stap voor stap door alle menu’s van DocBase, waarbij veel ruimte is voor vragen. Die gaan onder meer over de vele zoek- en selectiefuncties in de applicatie geboden, de registratie van voorkeursparochianen, sorteren en over het exporteren van informatie naar Excel, waardoor allerlei overzichten gemaakt kunnen worden. Met het oog op de actie Kerkbalans wordt op een tweede bijeenkomst verder ingegaan op het maken, personaliseren en verzenden van brieven vanuit DocBase. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van sjablonen, die als standaard in DocBase te vinden zijn.

Parochies die ook een instructiebijeenkomst voor gebruikers van Exact en DocBase willen, kunnen zich melden via het mailadres van de ‘Actie Kerkbalans Service’: kerkbalans@bisdomrotterdam.nl. Ongeveer tien parochies (met meerdere kernen) deden dit al.

• Lees ook Nieuw in het bisdom: ‘Actie Kerkbalans Service’