Zo’n 2.500 parochievrijwilligers worden deze weken door de economen van de bisdommen bijgepraat over de nieuwe parochieautomatisering. In het bisdom Rotterdam nemen ruim 275 mensen deel aan de informatiebijeenkomst op maandag 5 maart. De bijeenkomst vindt plaats in Engels Meeting & Conference Center te Rotterdam. Econoom John Bakker opent de bijeenkomst met het gebed dat is gemaakt voor het Jaar van het Gebed. “Een beetje extra steun en zegen van boven kan in zo’n automatiseringsproject geen kwaad”, zegt hij.

“Een goede administratie is de ruggengraat van de parochie,” vertelt de algemeen econoom van het bisdom desgevraagd. Hij is blij met de grote opkomst van zoveel parochievrijwilligers. “Mensen zijn enthousiast om aan de slag te gaan teneinde de parochieadministratie, zowel financieel als qua leden, nog beter op orde te krijgen. Dit is een goed startschot van het project nieuwe automatisering.”

De economen van het bisdom Groningen-Leeuwarden en het bisdom ’s-Hertogenbosch coördineren het automatiseringstraject, dat zo’n tien maanden geleden startte. Ze praten parochiebestuurders en andere vrijwilligers bij over de stand van zaken. In de middag is er gelegenheid om in gesprek te gaan met leveranciers van het pakket. Marisca Lulofs is de econoom van het bisdom Groningen-Leeuwarden. Zij neemt het eerste deel van de ochtend voor haar rekening. “De infrastructuur waarop Navision draait, is verouderd,” legt ze uit. “Door het maatwerk in Navision is het ingewikkeld om nieuwe updates te draaien.” Dat is een van de redenen waarom de economen van de Nederlandse bisdommen het project nieuwe automatisering startten: rkk-online.nl.

Via werkgroepen en klankbordgroepen zijn de afgelopen maanden veel mensen uit de bisdommen en de parochiepraktijk betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe oplossing. De kern daarvan is DocBase, samen met Exact Online. De nieuwe automatisering heeft verschillende voordelen. Zo is er bijvoorbeeld een automatische koppeling van de financiële module met de ledenadministratie, komen er verschillende voorbeeldbrieven beschikbaar en wordt elektronisch vergaderen een stuk gemakkelijker.

Wil van de Molengraft, econoom van het bisdom ’s-Hertogenbosch, vertelt daarna onder meer over de opleidingsvideo’s die speciaal voor de parochies worden gemaakt. In totaal worden zo’n 60 video’s gemaakt die samen een volwaardige handleiding vormen. Een medewerker van de educatieve uitgeverij Edumundo is aanwezig en laat alvast een van de video’s zien.

In de Europese Unie gaat vanaf 25 mei 2018 één regeling gelden voor de omgang met persoonsgegevens. Deze nieuwe wet wordt ook wel de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) genoemd. De R.-K. Kerk heeft momenteel al regels over hoe om te gaan met persoonsgegevens en privacy in parochies. Deze regels zijn vastgelegd in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies.

De nieuwe automatisering houdt rekening met een aantal zorgvuldigheidsvereisten. Binnen rkk-online.nl is voorzien in een persoonlijke inlogcode voor iedereen die met de nieuwe automatisering gaat werken. Om datalekken te voorkomen is er een beperkte mogelijkheid om gegevens te exporteren. Overigens is binnen de R.-K. Kerk voor mensen die in de parochie werken met persoonsgegevens een VOG verplicht.

Tijdens de lunch gaan vrijwilligers met elkaar in gesprek en bezoeken ze enkele stands voor meer informatie. Verschillende parochies zijn met een grote vertegenwoordiging gekomen, omdat ieder een stukje doet. De één doet de ledenadministratie, de ander de financiële administratie en weer een ander doet bijvoorbeeld aan documentenbeheer.

Marisca Lulofs: “We horen terug dat mensen positief zijn over de aanpak. We hebben gezocht naar oplossingen die toekomstbestendig zijn, die rekening houden met de kosten en met wet- en regelgeving. En we hebben veel gesproken met mensen uit de praktijk.” Die interactie heeft invloed gehad op het totaalpakket dat er nu ligt. Marisca: “Klankbordgroepen hebben bijvoorbeeld uitgebreid getest op de functionaliteit en of we zaken over het hoofd hadden gezien. Die 150 à 200 mensen hebben zich heel creatief getoond. Dat leidde tot meer inzicht en bijstellingen met het oog op de inhoudelijke en technische performance.”