DocBase: Nieuwe fase in ondersteuning en netwerkvorming
Er is een netwerk van DocBase-coördinatoren in parochies gevormd
Vicaris-generaal Lex van Deelen bedankt Ad Sosef voor zijn inzet, mede namens de bisschop. (Foto’s: Bisdom Rotterdam)
De afgelopen jaren heeft het bisdom Rotterdam parochies na de overstap naar DocBase begeleid met de verdere verbetering van de ledenadministratie. Deze begeleiding werd verzorgd door Ad Sosef en Juré Arends van het bisdom Rotterdam. Een goede ledenadministratie is onmisbaar voor een vitale parochie. De ledenadministratie helpt om te zien wie nieuw in de parochie is komen wonen en wie is overleden. De ledenadministratie helpt om contact te maken met parochianen en is nodig voor veel praktische zaken.
De ondersteuning door het bisdom krijgt nu een nieuwe vorm. Ad Sosef heeft het project afgerond. Er is inmiddels een netwerk van DocBase-coördinatoren in parochies gevormd. De coördinatoren kwamen op 2 december bijeen in Gouda. Voor wie daar niet bij aanwezig kon zijn volgt een bijeenkomst op 17 december in Rotterdam.
Juré Arends blijft hen ondersteunen en onderhoudt contact met het landelijke IPAL-platform (Interdiocesaan Platform Automatisering en Ledenadministratie). Vragen van parochies worden zo op bisdomniveau en waar nodig landelijk opgepakt. Terugkoppeling vanuit IPAL gebeurt onder meer via de AVG-nieuwsbrief van Rkkerk.nl. DocBase wordt namelijk gebruikt in alle parochies in de Nederlandse bisdommen.
Het netwerk van DocBase coördinatoren in de parochies in het bisdom is belangrijk. De coördinatoren kunnen kennis uitwisselen en elkaar helpen. Onderling kunnen praktische tips worden gedeeld om het werken met DocBase makkelijker maken. Daarnaast weet Juré Arends tot in detail hoe DocBase werkt.
Vicaris-generaal Lex van Deelen opent op 2 december de avond in Gouda. “We zijn bij elkaar vanwege de voortgaande ondersteuning bij het gebruik van DocBase, terwijl we markeren dat we dat op een nieuwe manier gaan doen.” Hij opent de bijeenkomst met gebed en geeft daarna het woord aan algemeen econoom John Bakker.
De algemeen econoom benadrukt het belang van de ledenadministratie met het oog op de privacywetgeving (AVG). DocBase houdt hier rekening mee: adressen worden alleen geprint indien nodig en afdrukken bevatten automatisch een regel die aangeeft dat het document na gebruik moet worden vernietigd. Een voorbeeld is de lijst voor bezorgers van het parochieblad.
Juré Arends is het aanspreekpunt bij het bisdom voor vragen over DocBase.
Ter sprake komt ook een nieuw landelijk model-doopformulier dat parochies ontvingen vanwege de ledenadministratie. Dit is te downloaden via rkkerk.nl/avg. Het formulier informeert ouders van dopelingen over de verwerking van persoonsgegevens na het doopsel. Door het ontvangen van het doopsel wordt iemand opgenomen in de Rooms-Katholieke Kerk en daarmee lid in de ledenadministratie.
Vicaris-generaal Van Deelen benadrukt dat daarnaast de fysieke parochieboeken goed moeten worden bijgehouden. Dit is een kerkrechtelijke verplichting waarvoor de pastoor eindverantwoordelijk is. Het kerkrechtelijke format moet worden gevolgd en vanwege de AVG moet er niet meer informatie worden opgenomen dan strikt noodzakelijk.
Ad Sosef blikt op deze avond terug op de start van de migratie naar DocBase en de vele presentaties in parochies. Het project bracht mensen samen. Parochiesecretariaten en vrijwilligers voor de ledenadministratie in parochielocaties gingen rond de tafel. Dat leidde tot meer samenwerking en minder kwetsbaarheid.
“Door uniforme werkafspraken kun je elkaar onderling helpen en continuïteit waarborgen”, zegt hij. “Het is belangrijk dat de ledenadministratie op orde is en ook door toekomstige generaties kan worden bijgehouden.”
Hij spreekt zijn respect uit voor iedereen die zich heeft ingezet voor verbetering van de ledenadministratie en databasekwaliteit. “Het is een mijlpaal die we samen hebben bereikt,” zegt hij, en hij neemt symbolisch zijn pet af voor de aanwezigen.
Vicaris-generaal Lex van Deelen memoreert hoe het zes jaar geleden begon met een grote bijeenkomst over de introductie van DocBase. “De secretaresse van de parochie waar ik toen pastoor was zag er tegenop, maar later vertelde ze mij dat ze met de nieuwe ledenadministratie veel meer kon dan voorheen.”
De vicaris-generaal spreekt Ad Sosef toe: “Je hebt in de afgelopen jaren op vele plekken met mensen gesproken over de ledenadministratie. We weten allemaal dat er bij IT-projecten altijd iets te wensen overblijft, maar jij hebt mensen laten ontdekken wat er mogelijk is met deze ledenadministratie.”
Als dank voor zijn inzet reikt hij aan Ad Sosef de Laurentiusplaquette uit namens de bisschop. “Je hebt op jouw manier getuigd van je geloof en je bijdrage geleverd aan de Kerk. We willen je bedanken voor je inzet en de inspiratie die je voor veel mensen bent geweest door je aanhoudende enthousiasme”, aldus de vicaris-generaal.
Alle DocBase-coördinatoren ontvangen deze avond als dank voor hun inzet een bisdomkaars. “Het zijn de donkere dagen voor Kerstmis,” zegt vicaris-generaal Van Deelen. “We leven toe naar de komst van het licht: Christus. Dat licht hebben we allemaal nodig.” En met het oog op ‘klein dagelijks leed’ van een ledenadministrateur: “Ook als de computer weer eens niet doet wat je wilt.”
Lees meer:
